Se acabó el año y las empresas, grandes y pequeñas, hacemos balance de cómo ha ido. Para muchas, esta es una información que manejamos, casi exclusivamente, a nivel interno y que plasmamos de la manera que creemos más conveniente.
Pero existen empresas e instituciones que tienen el compromiso y el deber, legal o moral, de informar sobre sus actividades a las personas que tienen interés en ellas. Los accionistas, los empleados, los clientes, los donantes y la sociedad en general demandan (y agradecen) un informe de actividades riguroso, preciso, exhaustivo y sencillo. Tal informe se produce, con no poco esfuerzo, gracias al compromiso que la empresa o institución tiene con su comunidad y requiere el trabajo de muchas personas.
El objetivo básico de estos informes es dar (mucha) información, pero, además, potenciar la transparencia de la empresa y generar confianza.
Por nuestra experiencia en el tema, reconocemos que todos estos informes suelen tener características muy parecidas.
Por un lado están el NOMBRE Y SU CONTENIDO.
Este informe de actividades se suele llamar: Informe Anual de Actividades o Informe Anual. Lo más común es encontrárnoslo bajo su nombre en inglés, Annual Report, y siempre va acompañado del periodo comprendido: 2011 ó 2010-2011, por ejemplo.
En el informe se hace un recuento de las acciones, las iniciativas, los proyectos en marcha, las cuentas (los números, las finanzas) y las propuestas para el siguiente año, y suele ir presentado por el máximo responsable de la empresa, con unas palabras de aliento, esperanza y confianza
En cuanto a su ESTRUCTURA, la de un informe anual típico es:
- Bienvenida (presentación)
- Visión
- Actividades más importantes
- Áreas de actividad (una por una) o por marcas
- Equipo colaborador
- Compromiso
- Informe financiero.
Siendo cada una de las secciones de una naturaleza informativa muy distinta. Se puede decir que hay tantas estructuras como empresas puedan existir.
Y por último, y aquí es dónde como empresa de comunicación más tenemos que decir, están las diferentes MANERAS DE PRESENTACIÓN del documento.
Habitualmente, se suele hacer un documento impreso, con versión descargable desde la Web corporativa. Es un mínimo exigible.
Pero en muchas ocasiones también y cada vez más, se hace una versión online. Esta última aporta, además del contenido de la versión para imprimir, elementos y técnicas que enriquecen la información. Teniendo muy claro el objetivo último, el de informar, la versión online nos permite hacer esta información mucho más atractiva (incluso más bella), más cómoda, más fácilmente accesible, potenciando enormemente uno los objetivos principales de la elaboración de un Annual Report, la transparencia.
El más obvio: un vídeo. El poder de la comunicación audiovisual es, hoy por hoy, superior a la escrita en cuanto a alcance y difusión. Además del vídeo, podemos poner gráficos interactivos, carrouseles de imágenes, herramientas para compartir, vínculos entre distintos contenidos y hacia otras páginas, etc.
NUESTRA EXPERIENCIA CON ANNUAL REPORTS
En cuanto a técnicas, nosotros utilizamos una en el proyecto del IESE Annual Report 09/10, proveniente de la comunicación escrita, que consiste en resumir, en jerarquizar visualmente y en presentar frases prominentes, dentro de una misma subsección.
Esto para responder a un hábito común: la gente, cuando mira la Web, no lee, y menos si encuentra kilómetros de texto. Tenemos que ponerle la información de manera fácil, para que con un “diagonalazo” pueda saber lo importante.
Siguiendo también esta premisa, hicimos que cada subsección tuviera apartados dinámicos, es decir, que se abriesen y cerrasen a gusto del visitante. De esta manera redujimos la cantidad de texto visible para que no abrumara. Y pusimos botones de avanzar y retroceder, como si de un libro con páginas se tratara.
Como veréis, hay muchas maneras de compartir esta información, pero nos parece hoy en día casi imprescindible que las compañías opten por publicar una versión online de su Annual Report.
No hay que pasar por alto que, si bien un informe anual no es un documento de márketing, es una oportunidad más para informar al público sobre el valor que aporta el producto o servicio que ofrecemos. Y de mostrar todo aquello que no es visible, de reconocer también el trabajo de la gente que se implica y que cree en nosotros.
Esperamos que os haya resultado interesante el post y si, quién sabe, necesitáis ayuda para confeccionar vuestro próximo informe anual, offline u online, no dudéis en contactar con nosotros.